TEMA 5: GESTIÓ DE LA RECEPCIÓ DE VEHICLES 

L'assessor de servei, el recepcionista o en defecte el cap de taller, han de realitzar una intervenció de qualitat des del primer moment en que es genera la relació entre el client i el taller, ja que d'aquest fet en dependrà la generació d'hores de M.O amb el seu respectiu benefici econòmic. Sempre que la part tècnica quedi resolta a la primera.

5.1- ATENCIÓ AL CLIENT I ELABORACIÓ DE DOCUMENTACIÓ TÈCNICA

Les zones per on pot estar el client (seguint aquest ordre) son: La zona d'entrega de vehicles, zona de ventes, zona d'espera i la zona de recepció

5.1.1- Fulles de treball

Amb un protocol de la toma de dades d'un client ha de tindre un sentit i un ordre, per això no es pot agafar dades del client de manera aleatoria. Primer poden agafar el NIF, després el nombre, el domicili, la localitat, el telèfon, etc. 

Agafar les dades del client de manera correcta ens pot ajudar a la planificació diaria/mensual/anual, a les campanyes, als estudis i investigació de mercat i ajudará al comercial (al marketing).

Les dades que agafem han de ser clare i que no generin errors, les més exactes possibles i variades tant en dates com en tipus.

5.1.2- Softwares de base de dades

Els més comúns son el Microsoft Access, el Suite OpenOffice (que es gratis), el SQL, l'Oracle, el MySQL i el CactusGest.

Alguns específics del sector poden ser el Adtaller Win, l'InfotronicSoftware, NuevO PGT, Taller Matic, Tallergp, SGTaller, CactusGest Taller i programes específics de la marca.

5.1.3- Avantatges i desavantatges dels programes específics

Avantatges:

Tenen la posibilitat de poder generar a partir de l'entrada de dades. El tècnic, al introduir les dades, generará altres documents de una forma fácil i eficaç.

Els documents que tots els programes realitzen són: l'OR, resguard de depòsit, presupost i factura.

Desavantatges:

Tenen una limitació de poder anyadir dades exclusives d'interés del taller per elevant el preu.

5.2- DISTRIBUCIÓ DE LES CÀRREGUES DE TREBALL

Una bona planificació és la base del funcionament i l'éxit del taller depén en molts casos d'això.

En un taller, s'ha d'evitar la concentració temporal de vehicles tant en el taller com en la recepció ja que al client no li agrada aizò, al client li agrada que el seu cotxe sigui atés de manera prioritaria.

5.2.1- Com ho distribuím?

L'intinerari de l'ordre de reparació ha de ser el següent: 1- Inspecció de la fulla de revisió del vehicle / 2- Demanar els recanvis necessaris / 3- Preparar el lloc de treball / 4- Revisar els detalls tècnics de la reparació / 5- Iniciar la reparació intentant complir els barems de treball / 6- Finalitzar la reparació entregant la fulla de treball

5.2.2- Itinierari d'una OR

Es crea l'or amb les dades del sofware disponible, s'assigna una data prevista al planning, es fa la sol·licitud de recanvis, es fa la validació d'arribada del vehicle, es compleix amb l'itinerari de l'ordre de reparació, es fa la recollida de l'OR finalitzadaa, tancament de l'OR, presa de dades i finalment, la generació de la factura.

5.2.3- Particularitats de la reparació

1- Aplaçament dels treballs (falta de recanvis) / 2- Condicions físiques de treball (21-26ºC amb un 50-70% d'humitat) / 3- Precisió de l'informació amb les dades a clients (data i hora de finalització comunicada) / 4- Distribució de cargues de treball (Data i hora d'inici de OR) / 5- Operacions del operaris (temps invertir en l'OR).

5.2.4- Gestió i control del temps

Els objectius que tenim amb això es la comprovació/regulació i la verificació dels treballs, evitar comparacions entre operaris o entre vehicles, impedir els errors i comprovar que s'está arribant als resultats esperats.

Les operacions de control més habituals són: Quantitat i tipu de treball realitzat, qualitat del treball efectuat, temps invertit en el treball, evaluació del treball i comparació del treball efectuat amb el facturat.

5.3- SOFTWARE PGT (Programa Gestió Taller)

En el software es fa primer el programa de gestió del taller, després el programa de valoració de les peçes, valoració a partir del GtEstimate i per últim la valoració a partir del Audatex

5.3.1- Programa de gestió del taller

Id. Empresa → Introducció incial, identificació del client, introducció e identificació d'un vehicle i configuracions del programa. 

Id. Client → Durant l'entrada de dades es quedará reflexat si el client a facturar es particular o empresa, si el client té o no descompte en mà d'obra o en peçes i la forma de realitzar el pagament.

Id. Vehicles.

Les dades de configuració són del taller, les tarifas, els operaris i les opcions. Les opcions que ens dona el programa són el peu de pàgina i la cabeçera. També, el programa té una forma secuencial de treballa on primer es fa l'OR, després la factura i per últim la factura.

5.3.2- Programa de valoració de peçes i valoració a partir del GtEstimate

El programa GtEdtimate pot incloure: Una bona rapideça per realitzar un pressupost complet i agilitzar els trámits, disposa d'una gran base de dades amb preus i temps oficials de diferents fabricants, disposa d'una base de dades amb 600 models de 32 marques de fabricants de peçes/turismes/tot-terrenys/vehicles industrials lleugers, disposa de la major profunditat mecánica del sistema, té diferents manteniment de tots els vehicles documentats, ofereix l'accés a peçes/temps/preus de mecánica amb tots els seus manteniments, també ofereix el mateix per carrosseria i puntura, i és un programa de gestió de documents del taller integrat.

5.4- SOFTWARE AUDATEX

Aquest programa permet optimitzar els processos, fer una investigació constant de módels i fabricants, procesos de manteniment, accesos ràpids dins del programa, funció específica per a les llunes, valoració de danys i té una estructura informàtica que pot ser integrada dintre de sistemes de gestió.

5.5- ASSESORAEMENT EN REPARACIONS

Un exemple d'un procés d'anàlisi del vehicle és:
1- Col·locar els utensilis necessaris per no embrutar el seient o altres parts.

2- Posar el vehicle en marxa sempre que es pugui.

3- Controlar els elements vitals per a la seguretat del ocupants.

4- Revisar els nivells dels elements del vehicle.

5- La prova del vehicle (segons del cas per analitzar la disfunció).

6- Una vegada que es tingui clara la averia, es dispondrá de l'entrada de dades del vehicle.

7- Es comunicará al client de l'hora aproximada de la recollida del vehicle.