La organización formal es la que está establecida por la dirección y reflejada en su organigrama.
En ella están definidas las actividades de las personas, los departamentos y la autoridad de los responsables. Es oficial, conocida y respetada por todos sus miembros. Todos ellos deben ajustarse a dicha organización, obedeciendo órdenes y cooperando con las personas designadas.
Con el tiempo, los miembros van desarrollando relaciones informales, que van formando la organización informal de la empresa.
La organización informal es una estructura de relaciones de comunicación, influencia y liderazgo que no depende de la dirección, es decir, no es oficial. Depende los miembros que voluntariamente la componen y de los líderes que surgen espontáneamente. Nace como expresión de vínculos de amistad o intereses comunes que se comparten, que dan lugar a una serie de relaciones que no tienen por qué coincidir con las establecidas en la organización formal. Como consecuencia se crean normas de grupo.
Por estos canales de comunicación informales circula información de todo tipo, y en muchas ocasiones, la información circula más rápido que por la vía formal.
Mediante los canales de comunicación se generan los líderes informales, que ejercen una autoridad de hecho en cuanto que consiguen el reconocimiento del grupo y su influencia sobre el mismo.
Cuando las redes informales surgen como consecuencia de conflictos en la empresa o problemas sin resolver, la organización informal puede generar problemas en la formal. Los directivos han de reconocer la existencia de la organización informal, procurando armonizar sus objetivos y los de la empresa, anticipándose a los posibles conflictos y resolverlos
En definitiva, la dirección debe entender que la organización real de la empresa tiene 2 caras y que la informal puede ser fuente de aprendizaje para la formal.